Do końca roku przechowujący akta pracownicze firm mają czas na uzyskanie wpisu do rejestru. Od stycznia za przechowywanie takich dokumentów bez wymaganych uprawnień będzie grozić kara do 100 tys. zł.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że prowadzący działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, muszą być wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa. Część dokumentacji przechowywana jest przez firmy niewpisane do rejestru, a warunki w jakich się to odbywa niejednokrotnie odbiegają od obowiązujących standardów.
Za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień. Przedsiębiorca, który nie zdąży nabyć ich przed 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.
Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień będzie grozić kara do 100 tys. zł. Ci, którzy ujawnią się i do końca roku zgłoszą do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie muszą obawiać się żadnych sankcji.
Zgłoszenie jest bardzo proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie.
Źródło: informacja prasowa
